1. Präambel

Kanzlei Konzept verfolgt das Ziel, Anwaltskanzleien im Rahmen einer Matrix-Zertifizierung nach dem Qualitätsstandard DIN EN ISO 9001:2008 zu zertifizieren.

Über ein für alle Mitglieder gültiges Qualitätsmanagementsystem wird eine standardisierte Prozessqualität eingeführt und in der Folge kontinuierlich verbessert. Kanzlei Konzept stellt seinen Mitgliedern hierbei für die Dauer der Zugehörigkeit das erforderliche Zentralorgan der Matrix-Zertifizierung inklusive aller dort angesiedelten Leistungen.

Die Wahl einer Matrix-Zertifizierung bietet den Mitgliedern einen deutlichen Kostenvorteil, gegenüber einer Einzelzertifizierung welcher sich bei Kanzlei Konzept folgendermaßen äußert:

in niedrigeren Kosten der akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft (z.B. TÜV) durch Anwendung des Stichprobenverfahrens, in einem geringen Einmalbetrag zur Deckung der direkten Zertifizierungskosten der akkreditierten Zertifizierungsstelle, in geringen monatlichen Mitgliedsbeiträgen (anstatt hoher Einmalaufwendungen), welche alle Folgekosten der akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft (jährliche Überwachungsaudits und Re-Zertifizierungen) beinhalten und eine umfängliche Betreuung in allen die DIN EN ISO 9001:2008 betreffenden Themen sicherstellen.

Kanzlei Konzept sichert den Mitgliedern und sich selbst für die Funktion der Zentrale sowie die Betreuung der Mitgliedskanzleien kompetente Unterstützung durch externe Kooperationspartner.

Nach Vertragsschluss und erfolgreicher Teilnahme an der Matrix-Zertifizierung der Kanzlei Konzept erhält jedes Mitglied für seine Kanzlei ein individuelles Zertifikat nach DIN EN ISO 9001:2008 von einer unabhängigen, akkreditierenden Zertifizierungsgesellschaft (z.B. TÜV) ausgehändigt.

Die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems im Matrix-Verfahren wird im Stichprobenverfahren jährlich überprüft.

 

2. Einführung des Qualitätsmanagementsystems von Kanzlei Konzept GmbH bei ihren Mitgliedern

2.1. Das Mitglied verpflichtet sich mit Unterzeichnung dieser Erklärung zur Teilnahme an der Matrix-Zertifizierung von Kanzlei Konzept nach DIN EN ISO 9001:2008.

2.2. Der Prüfungszeitpunkt ist hierbei – so nicht ausdrücklich abweichend vereinbart – der nach Vertragsschluss nächstfolgende Zertifizierungslauf von Kanzlei Konzept.

2.3. Kanzlei Konzept legt eigenständig fest, wann bzw. in welchen zeitlichen Rhythmen Zertifizierungsläufe der neuen Mitglieder durchgeführt werden.

2.4. Kanzlei Konzept ist nicht dazu verpflichtet einen Zertifizierungslauf durch zu führen, wenn weniger als 16 Kanzleien für eine Zertifizierung durch neue Mitgliedschaft bereit stehen.

 

3. Leistungen von Kanzlei Konzept zur Einführung des Qualitätsmanagementsystems beim Mitglied

3.1. Bestandsaufnahme der vorhandenen Organisation, Prozesse und Verfahren.

3.2. Abgleich mit den geforderten Leistungsumfängen gemäß DIN EN ISO 9001:2008.

3.3. Wo möglich, Integration in das Qualitätsmanagementsystem von Kanzlei Konzept .

3.4. Individualisierung des Qualitätsmanagementsystems von Kanzlei Konzept.

3.5. Übergabe der kompletten Qualitätsmanagement-Dokumentation gemäß den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 in elektronischer Form an das Mitglied.

3.6. Bereitstellung aller geforderten Zentralleistungen von Kanzlei Konzept innerhalb der Anforderungen an die Matrix-Zertifizierung.

3.7. Zertifizierungsleistung im Stichprobenverfahren durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft.

3.8. Ausstellung eines Zertifikats nach DIN EN ISO 9001:2008 für das Mitglied nach erfolgreicher Absolvierung aller Stichprobenaudits durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft. Es werden hierbei insgesamt drei DIN A3-Zertifikate in Deutsch oder Landessprache und in Englisch erstellt. Die Übermittlung in elektronischer Form erfolgt im pdf, jpg bzw. eps Format. Ersatzzertifikate wg. Kanzleiumzug oder ähnlicher Vorkommnisse werden zum Selbstkostenpreis zur Verfügung gestellt.

3.9. Bereitstellung externer Beratungsleistung vor Ort beim Mitglied im Falle einer direkten Prüfung durch die akkreditierte Zertifizierungsstelle. In diesem Fall leistet der Qualitätsmanagementbeauftragte der Kanzlei Konzept:

3.10. Ein Beratungstag vor Ort als internes Audit in Vorbereitung auf den Prüfungstermin, in welchem auch der Abgleich und die Anpassung an die Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems final erfolgt.

a. Ein Beratungstag vor Ort als Begleitung und Unterstützung im Prüfungstermin.

Die unter  3.7. bezeichneten Leistungen gelten auch für direkte Kanzleiprüfungen im Falle von Überwachungsaudits oder Re-Zertifizierungen.

 

4. Leistungen des Mitglieds

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Matrix-Zertifizierung von Kanzlei Konzept besteht für das Mitglied nur für die Dauer der Mitgliedschaft bei Kanzlei Konzept gemäß den Bestimmungen dieser Erklärung.

Innerhalb der Vertragsdauer erbringt das Mitglied folgende Leistungen:

1. Aktive Bereitschaft zur Erfüllung der Normanforderung gemäß Vorgabe der Matrix-Zertifizierung.

2. Zusammenarbeit mit Kanzlei Konzept und deren externer Kooperationspartner im Bereich der Matrix-Zertifizierung.

3. Mindestens einmal pro Jahr: Durchführung einer internen Bewertung des Qualitätsmanagementsystems im Hinblick auf dessen Umsetzung beim Mitglied. Festgestellte Abweichungen werden in der Folge schnellstmöglich korrigiert.

4. Sollte eine Abweichung wie unter §4. Punkt 3. festgestellt werden, so erfolgt eine Korrektur im Zeitrahmen wie von Kanzlei Konzept vorgegeben.

5. Bereitschaft zur Durchführung der Zertifizierungsprüfung und der Überwachungsaudits beim Mitglied nach Stichprobenauswahl der akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft.

6. Zustimmung zu jährlichen zentralen Bewertungen des Qualitätsmanagementsystems durch Kanzlei Konzept, in welche alle internen und externen Bewertungsergebnisse einfließen.

Die Neuerstellung oder auch der Bestand des Zertifikats nach DIN EN ISO 9001:2008 durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft ist nur dann möglich, wenn alle im Rahmen des Stichprobenaudits durchgeführten Prüfungen positiv verlaufen sind.

Sollten im Zuge dieser Prüfungen bei einem Mitglied Abweichungen festgestellt werden, welche eine Zertifikatserstellung verhindern bzw. gefährden, so sind diese vom Mitglied innerhalb der vorgegebenen Frist zu beheben. In diesem Zusammenhang erforderliche, und somit zusätzliche Prüfungstermine der akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft sind durch das Mitglied kostenseitig zu tragen, wenn die Ursache dem Mitglied, und nicht dem Qualitätsmanagementsystem selbst zugesprochen werden muss.

 

5. Leistungen von Kanzlei Konzept

Kanzlei Konzept tritt innerhalb der Matrix-Organisation und Matrix-Zertifizierung als Zentrale auf. Zur Erfüllung der fachlichen und operativen Aufgaben bedient sich Kanzlei Konzept seiner kompetenten Kooperationspartner.

Folgende Leistungen werden erbracht:

1. Bereitstellung des für die Matrix-Zertifizierung erforderlichen Qualitätsmanagementsystems gemäß DIN EN ISO 9001:2008 (Die Nutzungsrechte des Qualitätsmanagementsystems werden für die Dauer der Mitgliedschaft jedes Mitglieds durch Kanzlei Konzept gewährt).

2. Einführung des Qualitätsmanagementsystems bei den Mitgliedern sowie die Erstellung der schriftlichen Dokumentation inkl. QM-, Praxis- und Prozesshandbuch.

3. Bereitstellung der geforderten Matrix-Organisation nach DIN EN ISO 9001:2008 für Matrix-Zertifizierungen.

4. Zentrale Bewertung und durchgehende Weiterentwicklung der Matrix-Zertifizierung.

5. Bereitstellung eines Beschwerdemanagementsystems.

6. Koordinierung, Planung und Terminierung von Zertifizierungsleistungen und Überwachungsaudits.

7. Kostenübernahme der anfallenden Gebühren der akkreditierenden Zertifizierungsgesellschaft.

8. Definition und Durchführung von Maßnahmen, welche im Zuge von festgestellten Abweichungen zum Qualitätsmanagementsystem erforderlich werden.

9. Unterstützung des Mitglieds in allen das Qualitätsmanagementsystems betreffenden Fragen.

 

6. Dauer und Gültigkeit der Matrix-Zertifizierung

Die Matrix-Zertifizierung der Kanzlei Konzept folgt in Dauer und Gültigkeit den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008. Demnach erfolgt nach erster erfolgreicher Zertifizierung der Zentrale nebst Mitgliedskanzleien die Vergabe des Zertifikats gemäß DIN EN ISO 9001:2008.

Nach einem Jahr der Gültigkeit wird sodann das 1. Überwachungsaudit (geprüft werden die Zentrale und Mitglieder nach dem Stichprobenverfahren) durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft erforderlich. Ist dieses positiv verlaufen, so behält das Zertifikat für ein weiteres Jahr seine Gültigkeit.

2 Jahre nach der ersten Zertifizierung findet schließlich das 2. Überwachungsaudit nach gleichem Prozedere statt.

Zu Beginn des 3. Jahres erfolgt die Re-Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems durch die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft. Dem schließen sich in den nächsten beiden Folgejahren wieder Überwachungsaudits an, usw.

Das DIN EN ISO 9001:2008 Zertifikat be stätigt der Mitgliedskanzlei den Einsatz eines abgenommenen Qualitätsmanagementsystems für die Kanzleiorganisation. Die Qualität der Rechtsberatung an sich erhält ausdrücklich kein DIN EN ISO 9001:2008 Zertifikat.

Der Geltungsbereich definiert die Geschäftsfelder, die die Unternehmen innerhalb eines DIN EN ISO 9001:2008 Zertifikats haben dürfen. Im Falle der advozon Kanzlei Konzept lautet der Geltungsbereich für den anwaltlichen Bereich:

„Juristische Dienstleistungen, Beratung in Rechtsangelegenheiten und Vertragsgestaltung, Vertretung der Interessen der Kunden und Mandanten in gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten.“

Bei einer Erweiterung auf den steuerlichen Bereich lautet dieser: Juristische und steuerliche Dienstleistungen, Beratung in Rechts- und Steuerangelegenheiten und Vertragsgestaltung, Vertretung der Interessen der Kunden und Mandanten in gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten.

 

7. Laufzeit der Mitgliedschaftserklärung

1. Die Laufzeit der Mitgliedschaftserklärung beträgt 36 Monate.

2. Die Mitgliedschaft verlängert sich automatisch jeweils um 36 Monate, sollte Sie nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Vertragsende in Schriftform gekündigt werden.

3. Sollte die Anzahl aller vorhandenen Mitglieder in der Kanzlei Konzept die Zahl von 25 Kanzleien unterschreiten, so ist Kanzlei Konzept berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen.

4. Im Falle wie unter § 7. Punkt 3. geregelt steht es dem Mitglied frei, mit dem Kooperationspartner der Kanzlei Konzept fortan eine Einzelzertifizierung zu leben.

 

8. Kündigung der Mitgliedschaft

1. Das Mitglied kann diesen Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit ordentlich kündigen.

2. Das Mitglied und Kanzlei Konzept haben das Recht einer außerordentlichen Kündigung, wenn grobe Verstöße gegen die Leistungen dieser Mitgliedserklärung vorliegen.

3. Als grobe Verstöße – wie unter § 8. Punkt 2. genannt – werden bereits jetzt festgelegt:

a. Zahlungsverzug von mindestens drei monatlichen Beiträgen des Mitglieds.

b. Fehlende Bereitstellung maßgeblicher Dokumentationsbestandteile des Qualitätsmanagementsystems durch Kanzlei Konzept, welche eine positive Zertifizierung, Auditierung oder Re-Zertifizierung verhindern.

4. Nach Ablauf der Mitgliedschaft verpflichtet sich das Mitglied die Führung des Zertifikats mit sofortiger Wirkung von allen Dokumenten und Publikationen zu entfernen, da das Zertifikat nach Ablauf der Mitgliedschaft entzogen wird. Die Zertifikate müssen zurückgesandt werden.

5. Nach Ablauf der Mitgliedschaft verpflichtet sich das Mitglied die Nutzung des ihm im Rahmen der Mitgliedschaft bereitgestellte Qualitätsmanagementsystem mit sofortiger Wirkung einzustellen. Eine Vervielfältigung oder Weitergabe an jegliche Dritte wird ausgeschlossen.

 

9. Austritt oder Ausschluss aus der Matrix-Zertifizierung

1. Das Mitglied kann zu jedem Zeitpunkt gegenüber Kanzlei Konzept erklären, aus der Matrix-Zertifizierung auszutreten.

2. Im Falle wie unter § 9. Punkt 1. genannt, bleibt die Verpflichtung zur Bezahlung der monatlichen Mitgliedsgebühren bis zum Wirksam werden der sodann zwingend erforderlichen Kündigung bestehen.

3. Kanzlei Konzept kann zu jedem Zeitpunkt ein Mitglied aus der Matrix-Zertifizierung ausschließen, wenn ein Verstoß gegen die Regelungen gemäß § 4. Punkt 1. bis Punkt 6. vorliegt, da ein Verstoß gegen diese Punkte die Gültigkeit der Matrix-Zertifizierung aller Mitglieder gefährdet.

4. Im Falle wie unter § 9. Punkt 3. genannt, bleibt die Verpflichtung zur Bezahlung der monatlichen Mitgliedsgebühren bis zum Wirksam werden der sodann zwingend erforderlichen Kündigung bestehen.

5. Ein Ausschluss der Mitgliedschaft liegt ebenfalls vor, wenn das Mitglied seinen Geschäftsbetrieb einstellt.

6. Im Falle eines Austritts oder Ausschlusses des Mitglieds wie hier beschrieben verpflichtet sich das Mitglied die Führung des Zertifikats mit sofortiger Wirkung von allen Dokumenten und Publikationen zu entfernen, da das Zertifikat nach Ablauf der Mitgliedschaft entzogen wird.

7. Im Falle eines Austritts oder Ausschlusses des Mitglieds wie hier beschrieben verpflichtet sich das Mitglied die Nutzung des ihm im Rahmen der Mitgliedschaft bereitgestellte Qualitätsmanagementsystem mit sofortiger Wirkung einzustellen. Eine Vervielfältigung oder Weitergabe an jegliche Dritte wird ausgeschlossen.

 

10. Bedingungen für Kanzleien mit einem oder mehreren Niederlassungen (Standorten)

Hierbei gelten folgende Regelungen:

1. Es muss für jede Niederlassung (Hauptstandort und jeden Nebenstandort), welche an der Matrix-Zertifizierung teilnehmen soll, gemäß DIN EN ISO 9001:2008 eine separate Mitgliedserklärung anhand dieses Vordrucks erstellt und unterzeichnet werden.

2. Die Mitgliedserklärungen der Nebenstandorte sind nur in Verbindung mit der Mitgliederklärung für den jeweiligen Hauptstandort gültig.

3. Der Ausweis, ob es sich um die Mitgliedserklärung des Hauptstandorts, oder einer der Nebenstandorte handelt, wird zu Beginn der Mitgliedserklärung und über § 11. Kosten und Zahlungsbedingungen, erfasst.

4. Sollte die Mitgliedserklärung des Hauptstandorts gekündigt werden, so erfolgt nach wirksam werden der Kündigung die volle Abrechnung der bisherigen Mitgliedsbeiträge durch die Mitgliederklärung eines der verbleibenden Standorte, welcher in der Folge zum Hauptstandort wird. In einem solchen Fall wird die Summe der Mitgliedbeiträge um den Preis eines Nebenstandorts (siehe § 11. Kosten und Zahlungsbedingungen) gemindert.

5. Die Kosten der akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft für Überwachungsaudits und Re-Zertifizierungen sind in den monatlichen Beiträgen beinhaltet.

6. Wünscht das Mitglied individuelle halbe Beratungstage des Qualitätsmanagementbeauftragten von Kanzlei Konzept, welche über die Erfüllung der direkten Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 hinausgeht, so werden hierfür jeweils für jedes Jahr 13,75 € (inkl. Fahrtkosten) monatlich fällig. (Laufzeit 36 Monate)

7. Einmalkosten und monatlicher Mitgliedsbeitrag werden im Lastschriftverfahren beim Mitglied monatlich im Voraus eingezogen.

8. Im Falle einer deutlichen Überschreitung der durchschnittlich zur Kostenkalkulation berechneten Mitarbeiterzahl eines Mitglieds kann eine separate Kostenkalkulation erforderlich werden.

9. Überörtliche Niederlassungen werden in der DIN EN ISO 9001:2008 Zertifizierung kostenseitig wie jeweils einzelne Kanzleien behandelt. Kanzlei Konzept vereinbart im Falle des Auftretens mit den betroffenen Mitgliedern jedoch gerne eine individuelle Kostenregelung, welche dem Gesamtvolumen gerecht wird.

 

11. Vertraulichkeit und Datenschutz

Im Zuge der Matrix-Zertifizierung erlangen Kanzlei Konzept wie auch jedes einzelne Mitglied Zugang zu schützenswerten Daten und Informationen.

1. Beide Parteien verpflichten sich erlangte Informationen und Daten nicht an Dritte weiter zu leiten, zu veräußern oder zu speichern.

2. Ausgenommen von der Regelung wie hier unter § 11. Punkt 1. genannt sind Daten, welche im Zuge der Matrix-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 archiviert oder auch an autorisierte Dritte, vornehmlich die akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft sowie den Kooperationspartner der Kanzlei Konzept in Erfüllung der fachlichen Leistungen, weitergeleitet werden müssen.

3. Autorisierte Dritte – wie unter § 11. Punkt 2. genannt – unterliegen ebenfalls den Regelungen zu Vertraulichkeit und Datenschutz gemäß § 11.

4. Kanzlei Konzept verpflichtet sich, alle erhaltenen Dokumente und Informationen nach Beendigung der Mitgliedschaft unverzüglich an das Mitglied zurück zu senden und etwaige Sicherungen zu vernichten.

5. Von der Verpflichtung wie unter § 11. Punkt 4. genannt sind nur jene Dokumentationen ausgenommen, zu deren Archivierung Kanzlei Konzept im Rahmen der Matrix-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 verpflichtet ist.

 

12. Haftung

Die Haftung der Vertragsbeteiligten richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

 

13. Gerichtsstand

Als Gerichtsstand wird Nordwalde vereinbart

 

14. Salvatorische Klausel und Schriftform

1. Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform und müssen von beiden Parteien unterzeichnet werden.

2. Sollten einzelne Passagen dieser Vereinbarung ungültig sein, so bleibt der restliche Vertrag hiervon in seiner rechtlichen Gültigkeit unberührt. Beide Parteien werden in der Folge eine Änderung in Schriftform vornehmen, welche dem ursprünglich Gewollten so nahe wie möglich kommt.